Как сделать график чергування

Как сделать
Содержание
  1. Как сделать график: пошаговая инструкция, советы и рекомендации
  2. Разновидности графиков в Microsoft Excel 2007
  3. Изготовление графика
  4. Дополнение ранее созданного графика
  5. Ступенчатый график
  6. Как сделать график работы в Excel
  7. Автоматическое создание графика дежурств
  8. График работы: зачем нужен и как составлять
  9. Что такое график работы
  10. В чем отличия от табеля учета рабочего времени
  11. Зачем нужен график работы
  12. Кто заполняет
  13. Есть ли обязательный бланк
  14. Порядок заполнения
  15. Где и сколько хранится
  16. Составляем графики работы и учета рабочего времени
  17. В каких случаях оформляется рабочий график
  18. Какие бывают графики работы
  19. Гибкий
  20. Сменный
  21. Суммированный учет
  22. Разделение дня на части
  23. График учета рабочего времени на 2020 год (табель): как его заполнить
  24. Пошаговая инструкция оформления
  25. Шаг 1. Оформляем шапку
  26. Шаг 2. Заполняем графы 1–3
  27. Шаг 3. Заполняем графы 4–6
  28. Шаг 4. Заполняем графы 7–9
  29. Шаг 5. Заполняем графы 10–13
  30. Сроки хранения и ответственность за отсутствие

Как сделать график: пошаговая инструкция, советы и рекомендации

Табличный процессор Microsoft Excel – это многофункциональное приложение, позволяющее автоматизировать обработку цифровой информации (инженерные расчеты, решение задач, бухгалтерская документация). Иногда для лучшего понимания «того, что говорят цифры» требуется визуализировать их. Наиболее подходящий для этого способ – диаграммы и графики. Как лучше сделать их и какими они бывают – расскажет эта статья.

Разновидности графиков в Microsoft Excel 2007

В зависимости от того, какой тип цифровой информации требуется отобразить, используются разные виды графиков:

В Excel они объединены в 10 групп. В каждой из последних присутствует от 2 до 16 вариантов исполнения. Им отведен целый блок во вкладке «Вставка» под названием «Диаграммы». Вставка предустановленного шаблона из этого подраздела – обязательный шаг любого способа того, как сделать график в «Эксель».

Изготовление графика

Создание графика условно можно разделить на 2 этапа: подготовка цифровой информации и построение. Первый не особо сложный – в нем требуется последовательно вписать в ячейки требуемые значения и выделить их. Если они отличаются между собой на одно и то же число(1,2,3,4…) или это дни недели, то можно ускорить этот процесс с помощью функции «Автозаполнение».

Второй этап того, как сделать график в «Excel» по данным, состоит из 2 шагов:

Новый график появится рядом или поверх данных для него. Чтобы переместить его в другую часть листа, нужно навести курсор на границу (он должен изменить форму на крестик с 4 стрелками, направленными в разные стороны) и, зажав левую кнопку мыши, передвинуть его.

Дополнение ранее созданного графика

Иногда при создании диаграммы возникает необходимость изменить ее из-за ошибочно выделенных или новых данных. Чтобы исправить неполный или ошибочный график, нужно:

В этом и заключается способ того, как сделать график дополненным.

Ступенчатый график

Стандартного шаблона для того, как сделать график такого типа, в Microsoft Excel нет. Но можно воспользоваться одним из стандартных, построив его по специально подготовленным данным.

Подготовка заключается в следующем: нужно создать 2 списка значений. В первом должны дважды повторяться все значения, кроме первого и последнего. Во втором – все значения. Это требуется для создания «ступенек».

После подготовки 2 колонок с цифрами их нужно выделить и воспользоваться стандартным шаблоном-диаграммой под названием «Точечная с прямыми отрезками».

Как сделать график работы в Excel

Под графиком добавить расшифровку цветов.

Автоматическое создание графика дежурств

Главное преимущество автоматического способа того, как сделать график, перед ручным состоит в том, что при изменении одного из значений меняется он строится программой заново.

Чтобы создать график дежурств, нужно выполнить следующий алгоритм:

К сожалению, этот способ можно ограниченно использовать для создания рабочего графика на предприятии. Но с его помощью можно составить план работ или график отпусков.

Microsoft Excel это мощный инструмент для работы с числами. Также он позволяет сделать графики, как один из способов их наглядного представления.

Источник

График работы: зачем нужен и как составлять

График работы — это документ, который определяет, какое календарное время должен отработать сотрудник. Рассказываем, как грамотно разработать такое расписание.

Что такое график работы

Трудовым законодательством предусмотрено нормированное или ненормированное рабочее время для работников. Оно устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

К нормальной продолжительности рабочего времени относится следующее расписание работы:

В трудовых нормативах указано, какие бывают графики работы сотрудников. Основные виды таковы:

Читайте также:  Как сделать клон ватсап

При ненормированном дне для некоторых категорий сотрудников устанавливается график сменности. Это документ, который устанавливается в соответствии со ст. 103 ТК РФ и вводится, когда длительность производственного процесса превышает рабочее время служащего.

На производстве группы сотрудников сменяют друг друга, и чтобы обеспечить непрерывность процесса, возникает необходимость работать или оказывать услуги круглосуточно. Чтобы держать в рамках нормы их время работы, вводятся графики сменности. Обычно они идут приложением к коллективному договору, и при утверждении учитывается мнение представительного органа работников.

Микропредприятия вправе включить график сменности в трудовой договор с работником. Пропишите режим работы и времени отдыха в таком формате (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100, ч. 1 ст. 104, ст. 107, 108 ТК РФ):

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить график работы при сменном режиме. Используйте эти инструкции бесплатно.

В чем отличия от табеля учета рабочего времени

Следует отличать документ, фиксирующий режим труда, от табеля учета отработанных часов, который ведется работодателем в соответствии с требованиями ст. 91 ТК РФ и является своеобразным документом учета рабочих часов за месяц. Нормой является 40 трудовых часов в неделю. На работодателя возложена обязанность вести учет фактически отработанного времени по каждому работнику.

К табелю не установлено каких-либо особенных требований об ознакомлении в определенный срок и нет необходимости согласовывать его с представительным органом служащих. Работодателю остается только не превышать установленную продолжительность рабочего дня и предоставлять работающим отдых в соответствии с требованиями ст. 110 ТК РФ.

Ведение табеля обязательно для любой организации. Но при непрерывном потоке, когда люди работают посменно, график рабочего времени обязателен. В обоих случаях необходимо прописывать в трудовом договоре все особенности в разделе, который касается режима рабочего дня.

Зачем нужен график работы

Функции его довольно многообразны. Он необходим для:

После утверждения коллектив знакомят с расписанием под подпись за один месяц до ввода в действие. При отказе от подписи составляется специальный акт с подписями двух свидетелей. Несоблюдение установленного режима является грубым дисциплинарным проступком.

Кто заполняет

Документ составляет руководитель или ответственное лицо, наделенное полномочиями в соответствии с приказом. На практике этим занимается кадровый работник, но это неправильно. Расписание обязан составлять руководитель структурного подразделения. После составления документ утверждается окончательно и подписывается руководителем организации или обособленного структурного подразделения.

Есть ли обязательный бланк

Унифицированная форма отсутствует: каждый работодатель вправе самостоятельно разработать собственный бланк документа или использовать готовый шаблон. Инструкция, как сделать график работы на месяц в excel или любом другом редакторе:

Разработайте документ таким образом, чтобы не допустить недоработок или переработок сверх нормы рабочего времени и обеспечить оптимальную нагрузку на коллектив и на производственные процессы. Расписание чаще всего разрабатывается на месяц.

Порядок заполнения

Общие правила для формирования расписания просты. Вот как составить график дежурств на месяц в виде таблицы без ошибок:

Где и сколько хранится

Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 установлены сроки хранения кадровой документации. В п. 8.1 раздела II приказа указано, что книги, журналы, карточки учета и базы данных хранятся 5 лет. При работе с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда срок хранения установлен в 75 лет или 50 лет, если документ закончен делопроизводством после 01.01.2003.

Конкретной ссылки, сколько хранить рабочее расписание, в приказе нет. Все же некоторые работодатели предпочитают хранить такие документы в течение года в отделе кадров или бухгалтерии на случай возникновения трудового спора с работником по вопросу нормирования трудового времени или начисления заработной платы.

Источник

Составляем графики работы и учета рабочего времени

Обзоры КонсультантПлюс

В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета работы, или табель (составляемый по окончании месяца, с его использованием подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим варианты оплаты труда с различными режимами труда и образец графика выхода на работу сотрудников, а также другие примеры документов.

В каких случаях оформляется рабочий график

Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), такой документ оформлять не нужно.

Необходимость ведения графика учета рабочего времени возникает в случаях:

Читайте также:  Как сделать стиль фотошоп

График производства работ в этих случаях составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за весь учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом времени переработки или недоработки.

Чтобы не тратить время на составление собственной формы графика, рекомендуем специалисту по кадрам скачать пустой бланк — образец графика работы на месяц, подготовленный экспертами (он прикреплен в конце статьи).

Если же по графику работника видно, что в некоторых месяцах он отрабатывает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, будет справедливым, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае продолжительность учетного периода целесообразно установить более одного месяца. Количество же месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период в целом.

Какие бывают графики работы

Рассмотрим подробнее, что чам отличаются гибкий график работы, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Он нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В таком случае в компаниях составляются графики работы — шаблон показан ниже. Такой локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники же должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за период. Таким периодом может быть неделя, месяц, квартал, год.

Допустим, в неделю нужно отработать 40 часов, смена же может длиться и по 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожа, уборщики. О том, какова продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, Трудовой кодекс ничего не говорит, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929 — предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне — то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу — но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия: например, в Приказе Министра обороны РФ от 30.12.2001 N 541 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:

Предлагаем образец: как составить график работы на 4 человека по 12 часов. В образце использованы условные обозначения:

Показанный пример достаточно универсальный — его можно использовать и как образец графика работы продавцов в магазине, образец графика дежурства сторожей на месяц — если их смена длится 12 часов. Чтобы воспользоваться нашим примером, предлагаем скачать график сменности на 2020 год в excel внизу.

Если же необходимо составить график работы уборки — например, в круглосуточном кафе, где уборка должна производиться каждые полчаса, а менеджеры и уборщики работают по 12 часов — подойдет такой образец.

Рекомендуем вам скачать образец графика уборки помещений на месяц (пустой бланк) — распечатайте нужное количество страниц (по числу дней месяца).

Разделение дня на части

Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле либо в компаниях, занимающихся транспортными перевозками, либо в госучреждениях.

График учета рабочего времени на 2020 год (табель): как его заполнить

Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница в них заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, и в нем есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 может заполняться с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета посещений сотрудниками фирмы своей работы. В этой форме отсутствует блок для расчета зарплаты, она подлежит расчету в иных регистрах.

Читайте также:  Как сделать таргетинговую рекламу вконтакте

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата сотрудникам, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых для первичных документов установлена законом 402-ФЗ.

Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени в целом по организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.

В шапке обязательно заполняется наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой нумерацией в организации. Дата составления и отчетный период заполняются обязательно, как реквизиты первичного документа.

Образец графика работы скачать в excel вы можете в конце статьи. А сейчас рассмотрим, как рассчитать график работы и правильно его составить.

Пошаговая инструкция оформления

Шаг 1. Оформляем шапку

Приведем образец заполнения графика работы сотрудников на месяц, на примере — февраль 2020 года.

Далее перейдем к заполнению граф (всего шаблон содержит 13 граф), как покажет образец графика выполнения работ.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения по каждому работнику: Ф.И.О. сотрудника, его должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2020 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца отражаются буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлены на титульном листе формы № Т-12) — это коды явок-неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и др., делаются на основании документов: листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных часов и минут каждым работником.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного времени по каждому сотруднику за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при автоматизированной системе учета с учетом следующих особенностей:

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

В них приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока граф предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель можно вести одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

По окончании месяца табель подписывается ответственными лицами, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передается в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель раазрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.

Скачать шаблон (excel) графика работы можно в конце статьи.

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

Сроки хранения графика:

Ответственность за отсутствие:

Источник

Adblock
detector